Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация позволяет:

• подтвердить фактическое наличие имущества и обязательств;
• обнаружить недостачи, излишки, пересортицу, неучтенное оборудование;
• оценить качество хранения, соблюдение норм и условий эксплуатации;
• подготовить корректную финансовую отчетность, особенно перед сдачей баланса;
• защитить интересы собственников и инвесторов, снизить риск мошенничества.

Нормативная база и ответственность

Основные документы:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — обязывает проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении хищений, стихийных бедствий;
• Приказ Минфина № 49 с Методическими указаниями по инвентаризации;
• Налоговый кодекс РФ — устанавливает порядок учета результатов инвентаризации;
• Локальные регламенты компании (учетная политика, инструкции).

Ответственность за некачественную инвентаризацию несут руководитель и главный бухгалтер. За грубые нарушения возможны штрафы по ст. 15.11 КоАП РФ.

Виды инвентаризации

Различают:

• Полную. Проверяются все активы: товарно-материальные ценности, основные средства, НМА, денежные средства, расчеты.
• Частичную. Контроль отдельных групп: склад, касса, ТМЦ на ответственном хранении.
• Плановую. Проводится по графику (годовая, квартальная).
• Внеплановую. При смене материально-ответственного лица, при обнаружении хищения, аварии, стихийном бедствии, перед приватизацией.
• Выборочную. Проверка контрольной группы товаров для оценки состояния учета.

Подготовка и приказ

Шаги подготовки:

1. Составить график инвентаризаций на год, согласовать с руководством.
2. Издать приказ: указать состав комиссии, перечень объектов, сроки, ответственных лиц.
3. Проинформировать материально-ответственных лиц, получить расписки о сдаче документов бухгалтерии.
4. Подготовить учетные регистры, карточки складского учета, техническую документацию.
5. Обеспечить работу комиссии: ТСД, весы, меры измерения, пломбы, бланки.

Порядок проведения

Алгоритм:

1. Остановить движение товаров (закрыть смену, заблокировать продажи), пронумеровать и опечатать помещения.
2. Комиссия производит фактический подсчет, взвешивание или измерение имущества.
3. Данные заносятся в инвентаризационные описи с указанием единиц измерения и фактического количества.
4. Материально-ответственное лицо подписывает опись, подтверждая правильность данных.
5. Бухгалтерия сопоставляет фактические данные с учетными, формирует сличительные ведомости.
6. Комиссия анализирует отклонения и готовит предложения по их урегулированию.

Цифровые инструменты и автоматизация

Современные компании используют:

• мобильные терминалы сбора данных (ТСД) и штрихкодирование;
• RFID-метки для учета дорогостоящего оборудования;
• интеграцию ERP (1С, SAP, Microsoft Dynamics) с мобильными приложениями для инвентаризации;
• электронные подписи для подписания описи и актов;
• онлайн-дашборды для мониторинга прогресса и ошибок.

Автоматизация снижает риск человеческого фактора и ускоряет обработку данных. Однако важно регулярно обновлять справочники, поддерживать инфраструктуру и обучать персонал.

Оформление результатов и отражение в учете

По итогам инвентаризации составляются:

• инвентаризационные описи;
• сличительные ведомости;
• акты о недостачах, излишках или порче имущества;
• решение руководителя о списании или взыскании.

Бухгалтер отражает результаты в учете: недостачи — на счетах 94, 73; излишки — на счетах 91, 10. Налоговые последствия зависят от причины расхождений и наличия виновных лиц.

Работа с расхождениями и ответственность сотрудников

Если выявлена недостача:

1. Комиссия выясняет причины (ошибка учета, пересортица, хищение, технологическая потеря).
2. Берутся объяснения у материально-ответственных лиц.
3. При хищении подается заявление в правоохранительные органы, проводится служебное расследование.
4. Руководитель принимает решение о взыскании ущерба: добровольно или через суд.

Работники могут нести материальную ответственность в пределах среднего заработка или полной суммы ущерба (при заключении договора о полной материальной ответственности).

Лучшие практики и чек-лист

• Проводите внезапные выборочные проверки в «трудных» подразделениях.
• Разделяйте обязанности учета и хранения, чтобы исключить конфликт интересов.
• Используйте систему «четырех глаз»: описи подписывают два члена комиссии.
• Поддерживайте регулярные сверки с контрагентами и проверяйте дебиторскую задолженность.
• Обучайте сотрудников работе с IT-системами и правилам документирования.

Часто задаваемые вопросы